DEV&BIZ pour Avocat Marketing/ février 21, 2019

Avoir une idée et évaluer son potentiel, c’est bien, maintenant il vous faut poser les premiers jalons qui vont bâtir et pérenniser votre entreprise : son organisation interne et sa structure juridique.

L’Organisation de votre structure

Il s’agit de se poser les bonnes questions concernant le fonctionnement votre (future) structure.

Serez-vous en mesure de couvrir tous les besoins fonctionnels (recrutement, management, facturation, etc…) et toutes les obligations qui vous incombent (déclaration de TVA, émission de fiches de paye, etc…) ?

En somme, vous devez prévoir d’assurer « les grandes fonctions de l’entreprise » …

Vente, Production, Marketing, Ressources Humaines, Comptabilité Finance, Administration, Juridique, Informatique, Achats, Logistique, etc .Sans oublier de les coordonner !

Vous pourrez schématiser cette organisation par un « organigramme », schéma bien connu des grandes structures et souvent confondu avec la pure hiérarchie.

L’organigramme montre bien entendu l’étage hiérarchique dans sa verticalité, mais aussi et surtout le découpage de fonctions dans son horizontalité… c’est l’organigramme « fonctionnel » On peut aussi représenter son organisation par un schéma de type « flowchart »

Vous allez devoir commencer par les fonctions « de base » de votre entreprise ; les 3 premières questions à se poser sont :

·        Qui va « vendre » – assurer la fonction commerciale ?

·        Qui va « produire » ce qu’a vendu la fonction commerciale ?

·        Qui va recruter vos producteurs – fonction RH ?

Dans une activité de service, la fonction production est assurée par l’humain ; il faudra donc bien intégrer à votre schéma la fonction Ressources Humaines dès cette étape. Si vous projetez une activité de négoce, vous assurerez probablement la fonction achats, car la négociation achats sera déterminante. Si vous projetez une production de biens, vous serez le Directeur Technique.

La Fonction Ressources Humaines se chargera de déterminer les profils adaptés à la production de ces services, d’évaluer le nombre de producteurs nécessaires, de procéder aux recrutements et à l’intégration (voire la formation) des nouveaux venus. Elle tiendra ce rôle par la suite pour toutes les fonctions de l’entreprise.

Il est probable que dans un premier temps, vous assuriez aussi bien la fonction commerciale que la fonction ressources humaines : vous connaissez parfaitement ce que vous allez vendre, et vous évaluez vos besoins (qualitatifs et quantitatifs) pour la production.

En somme, il vous faut répartir les fonctions clés de l’entreprise et en confier précisément la responsabilité à quelqu’un ; ce quelqu’un peut être vous-même, ce peut être quelqu’un que vous embauchez pour assurer la ou les fonctions, ou ce peut être un sous-traitant.

Qu’attend-on de vous ?

Vous devez réfléchir aux fonctions que vous devez assurer personnellement …

Le schéma suivant est le plus fréquent :

·        Assurer soi-même la fonction commerciale : je connais le marché / j’ai déjà les clients / je représente mon entreprise ; c’est une fonction « intuitue personae » 

·        Assurer éventuellement une partie de la production

·        S’entourer de producteurs compétents ; c’est la fonction RH. Vous n’êtes pas DRH mais dans un premier temps vous connaissez parfaitement vos besoins et saurez auditionner les producteurs, car c’est votre métier.

Sachez cependant « arrêter les frais » lorsque vous ne trouvez pas chaussure à votre pied et passer le relai à un recruteur professionnel sans perdre trop de temps. Il peut travailler « au succès ».

Bien souvent, vous allez avoir tendance à vouloir faire tout le reste, de manière à limiter les frais …

C’est assez naturel, mais généralement un mauvais calcul. Si vous devez passer beaucoup de temps à faire des tâches à faible valeur ajoutée, ce n’est certainement pas une bonne manière d’aborder les choses : pendant que vous faites ces tâches (secrétariat, administratif, etc…) vous ne faites ni production, ni développement. Or, votre mission première est bien celle-ci

Sous-traitez au maximum les autres fonctions :

  • Marketing / Communication

Faites valider votre plan stratégique par un professionnel afin de vous assurer de sa cohérence et vérifier si vous n’avez pas oublié des pistes potentielles. Ayez une idée de vos besoins pour donner un cahier des charges, même approximatif à votre interlocuteur qui préconisera des outils de lancement, un site web et une campagne promotionnelle au minimum.

  • Matériel / Informatique

Selon vos possibilités financières, achetez ou prenez en leasing votre matériel. Achetez les logiciels nécessaires à la production ou louez-les façon « cloud ». Assurez-vous d’être formés (vous et vos équipes) à la bonne utilisation de ces outils – sinon perte de temps – et donc de productivité – assurée !

  • Secrétariat / Administratif

Courrier, petit administratif, envoi de plaquettes, notes de frais … et même élaboration des factures de ventes. De plus en plus d’indépendants offrent des services « à la carte » en secrétariat et peuvent vous décharger d’un certain nombre de petites tâches.

  • Comptabilité / Finance

Les Cabinets Comptables peuvent tenir votre comptabilité sans que le poids financier soit très lourd dans la mesure où vous avez peu de pièces (achats, ventes). Le secrétariat se chargera de centraliser les pièces et de les transmettre. Si tout est bien organisé, l’émission du bilan sera simple et peu coûteuse.

Financièrement il vous faut quelques outils de pilotage ; pensez à une DAF externalisée qui vous aidera à construire et suivre un BP, un budget et analyser les performances au fil du temps. L’exercice prospectif est nécessaire et parfois mal maîtrisé par les Expert Comptables.

  •  Juridique

Le support d’un avocat est vivement conseillé ; il peut vous assister dans la rédaction de vos CGV, la validation de contrats complexes, la récupération de créances douteuses, etc.

C’est également un conseil à ne pas négliger sur la partie RH : contrat de travail, éventuels litige, obligations sociales de l’employeur, etc … 

Le Choix de votre structure

Choix « par défaut », l’entreprise individuelle (EI) concerne les personnes désirant exercer une activité sans créer de société. Ce statut permet de débuter avec des formalités réduites au minimum : une simple inscription au Centre de formalités des entreprises (CFE) est nécessaire. Toutefois, on pourra lui reprocher une responsabilité totale et indéfinie de l’entrepreneur et un système d’imposition limitant les capacités d’autofinancement de l’entreprise.

C’est pourquoi, quand bien même il n’existerait qu’un associé unique, la forme sociétale est parfois privilégiée. Dans les autres cas, la forme sociétale n’est plus un choix mais une obligation.

SARL Vs SAS. Laquelle des deux structures choisir ? Ce dilemme est d’autant plus fréquent que les autres formes de sociétés commerciales répondent à des spécificités et à des besoins précis, comme la société anonyme (SA) qui bénéficie d’un capital social minimum important et peut voir ses titres cotés sur un marché réglementé.

Si la SA est une forme sociale encore très fréquemment employée en France, elle est de plus en plus concurrencée par la SAS et la SARL qui attachent davantage d’importance à la personnalité des associés et séduisent plus particulièrement les PME/PMI ou encore les start-ups.

Ces deux structures juridiques présentent de nombreuses similitudes au moment de leur constitution : pas de capital social minimum, pas de nombre d’associé minimum et une responsabilité limitée des associés au montant de leurs seuls apports (sauf cas particulier comme la faute de gestion du dirigeant associé, la surévaluation d’un apport en nature ou la caution bancaire). La particularité au moment de la création vient surtout du fait que seule la SAS peut être détenue par un associé personne morale.

Les différences entre SARL et SAS apparaissent donc essentiellement au cours de la vie de l’entreprise. La création d’une SAS est souvent privilégiée par les start-ups et autres entreprises innovantes alors que les projets familiaux ou de taille réduite demeurent encore souvent structurés sous forme de SARL.

Le régime des cotisations sociales et le régime fiscal de l’entreprise et du créateur sont souvent des facteurs déterminants quant au choix de la structure, pourtant il existe bien d’autres critères à prendre en considération.

Si la société a vocation à lever des fonds, la SAS est en pratique la seule à pouvoir les recevoir. Dans les SARL, le processus est plus compliqué, ce qui ne la rend pas attractive aux yeux des investisseurs extérieurs. Parce que la SAS est organisée sur mesure et qu’elle est laissée à l’imagination de ses associés, elle présente de nombreux atouts comme par exemple la possibilité de répartir de façon égale les pouvoirs des associés dans la prise de décision quand bien même les associés participeraient de façon inégale à son capital. Les droits de vote peuvent ainsi être aménagés de sorte qu’il peut être dérogé au principe « une action, une voix » par le recours à l’action à droit de vote double.

La SARL présente un caractère rigide car elle est très encadrée légalement. Il ne peut être dérogé aux règles de majorité et d’aménagement de la participation aux décisions prévues légalement, les droits de vote sont ainsi proportionnels à leur part dans le capital social de la société et il est interdit de créer des actions à droit de vote double ou à droit de vote multiples.

La direction de la SAS présente la particularité de pouvoir être collégiale en étant dotée d’organes de surveillance et d’orientation stratégique, à l’image de la SA. L’adoption de différents organes de direction sera particulièrement bien adaptée aux SAS de taille importante

Et quid du conjoint qui apporte son aide à la société ?

Ici, la SARL présente un sérieux avantage puisque cette structure permet de faire entrer le conjoint dans l’entreprise en qualité de conjoint-collaborateur lorsqu’il n’est ni associé ni salarié de la structure. Le conjoint bénéficiera d’une protection sociale, de la formation professionnelle et doit être affilié à un régime d’assurance vieillesse. Il ne sera pas rémunéré pour son travail.

Les charges sociales et la protection sociale du dirigeant associé

Le montant des charges sociales à payer sur la rémunération du dirigeant est différent selon que la société est une SARL ou une SAS. Ce critère est souvent retenu afin de choisir entre les deux sociétés.

En SARL, le dirigeant détenant plus de la moitié du capital (gérant majoritaire) a le statut de travailleur non indépendant (TNS) et paiera donc des charges sociales moins importantes que le dirigeant d’une SAS qui a le statut d’assimilé salarié. En revanche, le dirigeant d’une SAS aura en contrepartie une protection sociale plus avantageuse (à l’exception de l’assurance chômage).

Le régime fiscal des dividendes

Les dividendes ne sont pas considérés comme une rémunération, mais comme des revenus de capitaux mobiliers.

Qu’il s’agisse de dividendes perçus en SAS ou en SARL, ces revenus sont imposés au prélèvement forfaitaire unique de 30%. Ce nouveau mécanisme entré en vigueur le 1er janvier 2018 prévoit que tous les dividendes sont taxés à un taux unique de 30 % composé de 12,80 % au titre de l’impôt sur le revenu et de 17,20 % au titre des prélèvements sociaux. Il est toutefois possible d’opter pour l’ancien régime d’imposition des dividendes au barème progressif de l’impôt sur le revenu. 

Toutefois, une différence notable subsiste en ce qui concerne le gérant majoritaire d’une SARL : la partie des dividendes qu’il percevra et qui dépasserait 10 % du capital social, des primes d’émission et des apports en compte courant d’associé sera assujettie aux cotisations sociales sans pouvoir bénéficier du prélèvement forfaitaire (de 17,20%) sur cette quote-part. 

En résumé, ne faites jamais « tout, tout seul » et n’adoptez pas des choix « par défaut » parce que « ça ira bien au début »

 Dans le quatrième chapitre de notre dossier nous évoquerons le plan de développement et le positionnement de votre entreprise.

Article rédigé par Marina ConsoliAudrey PicardFranz Chatelin

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